Geschäftskultur in China - vermeiden Sie Fehler!
Business Knigge für deutsche Manager in China - Ihr Begleiter für den Business-Alltag in China
Einladungsschreiben für Visum in China benötigt? Diese Unterlagen brauchen Sie.
Die Geschäftseinladung in China ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsumfelds in China. Die chinesische Regierung versucht, den Geschäftsverkehr offener und integrativer zu gestalten, indem sie es ausländischen Unternehmern erleichtert, im Land Geschäfte zu machen. Obwohl es kein Standard-Einladungsschreiben für ausländische Unternehmer gibt, werden mehrere offizielle Kriterien für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit in China genannt. Hier finden Sie einen Leitfaden für das Einladungsschreiben und das dazugehörige Firmensiegel und -häcksel. Außerdem finden Sie hier nützliche Informationen über die Beantragung eines Visums in China.
Ein geschäftliches Einladungsschreiben für China sollte folgende Informationen enthalten: den Namen des einladenden Unternehmens, den Namen des Ausländers und seine Position innerhalb des Unternehmens. Das Schreiben sollte auch den Grund für die Anwesenheit des Ausländers, seine Position im Unternehmen und das Datum seiner geplanten Abreise aus China enthalten. Alternativ kann das Schreiben auch nur den Zweck der Reise und den Namen des Arbeitgebers des Ausländers enthalten.
Bei Personen, die zum ersten Mal nach China kommen, sollte das Schreiben Angaben zu ihrer Nationalität, ihrem Namen und ihrer Position enthalten. Ausländische Staatsangehörige können aufgefordert werden, eine notariell beglaubigte Geburts- oder Heiratsurkunde vorzulegen, um ihre Berechtigung zu überprüfen. Darüber hinaus können sie auch Angaben zu ihrem Visastatus und ihren verbundenen Unternehmen machen. In dem Schreiben kann das einladende Unternehmen die Familie der Arbeitsgruppe einladen, sollte aber darauf hinweisen, dass es schwere Verluste erleiden kann, wenn die Arbeitsgruppe nicht wieder zusammengeführt wird.
Chinesische Unternehmen verwenden ihre Firmensiegel, um Dokumente im Land zu unterzeichnen. Ein Siegel ist ein rechtsverbindliches Dokument für ein Unternehmen und hat die gleiche Autorität wie eine Unterschrift in vielen westlichen Ländern. Chinesische Unternehmen verwenden seit langem Siegel als eine Form der offiziellen Identifizierung. Ein Firmensiegel repräsentiert das gesamte Unternehmen und verleiht der Person, die es führt, erhebliche Macht. Es ist auch eine gute Praxis, Ihr Firmensiegel unter Verschluss zu halten, wenn Sie es verwenden.
Die Verwendung eines Firmensiegels kann ein mächtiges Instrument sein, aber es ist wichtig, dass Sie klare Richtlinien für seine Verwendung haben. Chinesische Unternehmen haben das Recht, mit einem Siegel für sich zu werben, aber das Gesetz ist kompliziert, und Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften sorgfältig befolgt. Wenn Sie beispielsweise Geschäftseinladungen in China verschicken, muss Ihr Siegel auf der Einladung erscheinen. Eine Geschäftseinladung mit einem Siegel wird als offizielleres Dokument behandelt, und das kann bei der Gewinnung von Kunden und Partnern einen Unterschied ausmachen.
Viele chinesische Unternehmen verwenden für wichtige Dokumente Gummikappen, die mit dem Firmennamen gestempelt und in karminrote Tinte getaucht sind. Im Gegensatz zu einer Unterschrift wird der Firmenstempel in China als verbindlich anerkannt und ist ein gängiges Symbol zur Kontrolle von Geschäftsaktivitäten. Dieser Brauch ist 2000 Jahre alt und gilt als starkes Symbol der Kontrolle. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, um Betrug und Missbrauch von Firmenstempeln zu vermeiden. Die richtige Verwendung und die Sicherstellung der Rechtmäßigkeit sind für Ihr Unternehmen von größter Bedeutung.
Wenn Sie in China geschäftliche Einladungen verschicken, denken Sie daran, ein Firmenkotelett beizulegen. Diese Art von Einladung wird für offizielle Dokumente verwendet und hat mehrere Funktionen. Die wichtigste dieser Funktionen ist die Identifizierung des Unternehmens. Das Firmenkürzel wird in vielen Situationen verwendet, von offiziellen Dokumenten bis hin zu Finanztransaktionen. In diesem Fall verlangt die chinesische Regierung, dass das Unternehmen ein Chop schickt, um die Legitimität des Unternehmens zu bestätigen. Ein Chop mit dem Namen des Unternehmens wird auch verwendet, um die Identität der Person zu überprüfen, die das Dokument unterzeichnet hat.
Die chinesische Regierung verlangt, dass alle Einladungen ausländischer Unternehmen zu einem Besuch in China einen offiziellen Briefkopf mit dem Namen des Unternehmens, Kontaktinformationen (einschließlich Telefon- und Faxnummer) und einem Stempel tragen. Je nach Art der Einladung kann das chinesische Konsulat zusätzliche Dokumente verlangen oder Sie zu einem persönlichen Gespräch bitten. In einigen Fällen nimmt das chinesische Konsulat sogar stichprobenartig Kontakt zu der Person auf, die das Einladungsschreiben unterzeichnet hat. Wenn Sie jedoch über ein qualifiziertes Einladungsschreiben eines chinesischen Unternehmens verfügen, sind alle diese Dokumente zulässig.
Geschäftsreisende benötigen möglicherweise ein M-Visum, um China für einen Zeitraum von 60 Tagen oder mehr zu besuchen. Für diese Art von Visum ist ein Einladungsschreiben von einem chinesischen Unternehmen, Institut oder einer Regierungsbehörde erforderlich. Für das M-Visum muss der Antragsteller Fotokopien des chinesischen Personalausweises, eines ausländischen Reisepasses oder einer Daueraufenthaltsgenehmigung vorlegen. Die Antragsteller können auch Fotokopien ihrer Einladungsschreiben einreichen. Das Antragsverfahren ist einfach, aber es wird empfohlen, mit einem Experten zusammenzuarbeiten, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.